La génération d'avoir vous permet de rectifier une facture déjà émise, que ce soit en cas de retour produit, d'erreur de facturation ou de geste commercial envers un client. Un avoir est un document comptable qui vient annuler tout ou partie d'une facture existante. Votre back-office vous propose deux options : générer un avoir total (qui reprend l'intégralité du montant de la commande) ou générer un avoir partiel (qui vous permet de définir précisément le montant à rembourser).

Accéder à la commande concernée

Pour générer un avoir, commencez par accéder à la commande concernée. Depuis votre tableau de bord, cliquez sur Commandes en attente pour accéder à la liste de vos commandes.

Dans la liste qui s'affiche, repérez la commande pour laquelle vous souhaitez émettre un avoir, puis cliquez sur son numéro de commande dans la colonne correspondante pour accéder à son détail.

Générer un avoir total

Une fois dans le détail de la commande, repérez le bloc Changer le statut de la commande situé en bas de page. Cliquez sur le menu déroulant Changement d'état : vous y trouverez l'option Générer un avoir. En sélectionnant cette option, un avoir sera automatiquement créé pour le montant total de la commande (produits et frais d'expédition inclus).

Une fois l'avoir généré, vous le retrouverez directement dans le détail de la commande. Une ligne Avoir apparaît avec la date de génération, un numéro d'avoir et un lien pour télécharger le document au format PDF.

Générer un avoir partiel

L'avoir partiel est la solution adaptée lorsque vous ne souhaitez rembourser qu'une partie du montant de la commande. Depuis le même menu déroulant Changement d'état, sélectionnez Générer un avoir partiel. Un écran récapitulatif s'affiche alors, reprenant le détail de la commande avec les produits, leurs quantités, leurs prix, ainsi que les frais d'expédition.

Attention, le fonctionnement de l'avoir partiel est essentiel à comprendre : les montants affichés sur cet écran correspondent aux montants d'origine de la commande. Le total affiché en bas de page représente le montant de l'avoir qui sera généré. Pour créer un avoir du montant souhaité, vous devez donc modifier les prix ligne par ligne afin que le total corresponde exactement au montant que vous souhaitez rembourser.

Prenons un exemple concret : votre client a passé une commande de 325,12 € (319,89 € de produits + 5,23 € de frais d'expédition) et vous souhaitez lui rembourser uniquement 10 €. Il vous faut alors modifier les montants des produits pour arriver à un total de 10 € : par exemple, saisir 10 € sur le premier produit et 0 € sur le second, puis passer les frais d'expédition à 0 €. Le total de l'avoir sera alors bien de 10 €.

Une fois les montants ajustés, cliquez sur le bouton Générer un avoir en bas de page. L'avoir partiel sera alors créé et consultable dans le détail de la commande, au même titre qu'un avoir total.

Personnaliser le préfixe de vos avoirs

Si vous souhaitez modifier le préfixe de vos numéros d'avoir (ou de facture), rendez-vous dans Configuration ecommerce puis Configuration des commandes.

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Dans la section Facture / Avoir, vous trouverez les champs Préfixe du numéro d'avoir et Préfixe du numéro de facture, ainsi que la Longueur du numéro pour chacun. Vous pouvez utiliser des expressions dynamiques pour intégrer la date dans vos préfixes :

%Y pour l'année sur 4 chiffres, %y pour l'année sur 2 chiffres, %m pour le mois et %d pour le jour. Par exemple, un préfixe configuré en AV%Y- générera des numéros d'avoir commençant par AV2026- suivi du numéro incrémental.

Important : l'avoir ne déclenche pas le remboursement

Attention : la génération d'un avoir depuis votre back-office est une opération purement comptable. Elle ne déclenche pas automatiquement le remboursement auprès de votre client, car votre site n'est pas directement lié à votre établissement bancaire pour effectuer des transactions de remboursement. Une fois l'avoir généré, il vous appartient de procéder au remboursement effectif par le moyen de votre choix : depuis votre back-office bancaire (virement, remboursement CB), ou en adressant à votre client un code de remise d'un montant équivalent à utiliser sur une prochaine commande.